Exchange Server - Resource Mailbox Nedir?

Exchange server üzerinden şirket kaynaklarını objelere (mailbox) dönüştürerek, bunları şirket içinde daha organize kullanılmasına olanak sağlayabiliriz. Örnek toplantılar için gerekli Toplantı odalarını veya personellerin kullandığı demirbaşları (Araba, Bilgisayar, Projeksiyon Aleti...vs) takvim üzerinden yöneterek, şirket kullanıcıları kendi aralarında bunları paylaşabilir ve durumları hakkında bilgi alabilir.

Room Mailbox

Bu işlemi bir toplantı salonunu oluşturarak örneklemeye çalışacağım.

ECP portalından sol panelde bulunan "recipients" sekmesine tıkladıktan sonra üst sekmelerden "resource" sekmesini seçiyoruz. Ardından "+" simgesine tıklıyoruz.

 Şirket içinde oda oluşturmak için "Room mailbox" seçeneğini seçiyoruz.

 Açılan pencerede örnek olarak Toplantı odası hakkında bilgileri dolduruyoruz.

• Room Name: Toplantı odasının adı
• Alias: Sahip olacağı mailin adresi
• Organizational Unit: Active Directory üzerinde oluşacağı OU'su
• Location: Toplantı odası (salonunun) yeri hakkında bilgi
• Phone: Varsa telefon numarası veya dahili numarası
• Capacity: Toplantı Salonunun kaç kişilik olduğu

Bilgileri doldurduktan sonra "Save" butonu ile kayıt ediyoruz.

 Şimdi Owa portalından giriş yaparak, Calender (Takvim) sekmesine tıklıyoruz. Ardından yeni bir etkinlik oluşturmak için "New event" seçeneğini seçiyoruz.

 Açılan sekme üzerinden "Event" seçeneğine etkinliğimizin adını yazıyoruz. Ardından etkinliğin gerçekleşeceği yeri belirtmek için "add room" seçeneğini seçiyoruz. Görüldüğü üzere oluşturmuş olduğumuz Toplantı odası boş bir şekilde karşımıza çıkıyor.

Odayı seçtikten sonra Attendees (Katılımcılar) bölümünden toplantıya katılmasını istediğimiz kişilerin mail adreslerini belirtmemiz gerekiyor. Bunun için sağında bulunan "+" simgesine tıklıyoruz.

 Burada listelenen kişilerin sağında bulunan "+" simgesi ile seçerek, "OK" butonuna basıyoruz.

Artık başlangıç zamanını, ne kadar süreceğini (duration) ve hatırlatma (reminder) sürelerini belirtikten sonra "Send" butonu ile etkinliğimizi oluşturmak üzere gönderiyoruz.

Görüldüğü üzere belirtilen tarihte bir etkinlik oluştu. Şimdi davet ettiğimiz kişilerin maillerinden bu etkinliği onaylamasını veya reddetmesini görelim.

Etkinliğe katılacak olan kullanıcılardan birine giriş yaptığımda etkinlik hakkında bir mailin ulaştığını görebilmekteyiz. Maili seçtiğimizde içeriğinde etkinlik hakkında bazı seçenekler bize sunulmuş. Etkinliğe katılacağımızı "Accept" butonu ile belirtiyoruz. Katılım durumumuz belirsizse "Tentative" ve katılamayacaksak "Decline" seçeneğini seçmemiz gerekiyor. Bu örnekte kabul edeceğiz bu nedenle "Accept" seçeneğine tıklıyoruz.

 Cevabı şimdi göndermek istediğim için "Send the response now" seçeneğini seçiyorum.

 Bu işlemden sonra bir hatırlatıcı (reminder) oluşacaktır.

Tekrar etkinliği oluşturan kullanıcı hesabına geri dönersek, katılımcılardan birinin randevuyu kabul ettiğine dair bir bilgi maili aldığımızı görürüz.

Equipment Mailbox

Bu işlemi ise şirket arabasını kayıt ederek örneklendirelim.

Bunun için yine "Resources" sekmesi altından yeni butonuna basın. Ardından "Equipment Mailbox" seçeneğini seçiyoruz.

 Açılan pencerede ekipmanımız hakkında bilgileri dolduruyoruz. Öncekinden hiç farkı yok, neredeyse... Bu örnekte bir farklılık oluşturarak, istekleri birinin onayına sunmak için "Booking requests:" bölümünü "Select delegates who can accept or decline booking requests"  olarak  seçiyorum. Ardından onaylama işlemini gerçekleştireceğim kişiyi seçip, bu işlemi "Save" butonu ile kayıt ediyorum.

 Görüldüğü üzere ekipman olarak bir Toyota marka aracı kayıt altına aldım.

Şimdi OWA portalından bu araca bir etkinlik oluşturalım. Bunun için yine "Calender" sekmesi üzerinden "new event" seçeneği ile yeni bir etkinlik oluşturuyoruz.

 Etkinlik ismini veriyoruz. Ardından ekipmanımız olan aracı seçmemiz gerekiyor. Bunun için "attendees" seçeneğinin sağında bulunan "+" simgesini seçiyoruz.

 Toyota adlı aracımızı bulup, seçiyoruz.

Aracımızın bizde ne kadar süre kalacağını belirttikten sonra dilersek, neden bu aracı almak istediğimizi mailin gövdesinde kısaca belirtebiliriz. Ardından "Send" butonu ile maili gönderiyoruz.

Görüldüğü üzere etkinliğimiz oluştu, lakin bu isteğimizin onaylanması gerekiyor. Bunun için Owa üzerinden onayı vermesi gereken kullanıcı ile giriş yapıyoruz.

 Kullanıcı ile giriş yaptığımızda isteğimizle ilgili bir mail gelmiş olacak. Maili onaylamak için "Accept" seçeneğini seçiyoruz.

 "Send the response now" seçeneği ile cevabımızı göndermiş oluyoruz.

İsteği oluşturan kullanıcıya geri döndüğümüzde işlemin onaylandığını görebilmekteyiz.

Böylece gerek oda olsun, gerek şirketin ekipmanları olsun, bunları Exchange mail sistemi üzerinden oluşturabilir, yönetebilir ve paylaşımlı bir şekilde kullanabiliriz. Bu sistem sayesinde şirket kullanıcıları kaynakların kullanımını takvim üzerinden de takip edebilir.